Chứng từ kế toán. quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu

Đề tài: Chứng từ kế toán?. Quy trình lập và luân chuyển một số
chứng từ kế toán chủ yếu?.
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản
và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh
tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra
các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh
nghiệp. Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh
nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của
doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán. Kế
toán là công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế.
I) Phương pháp chứng từ kế toán:
1.1. Khái niệm:
Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp xác định và kiểm tra sự hình
thành các nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong
một doanh nghiệp kế toán phải lập chứng từ theo đúng qui định trong chế độ chứng
từ kế toán. Có thể hiểu phương pháp chứng từ kế toán là một phương pháp kế toán
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời
gian và địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lí, luân chuyển
chứng từ để phục vụ công tác quản lý và công tác kế toán.
1.2. Tác dụng của phương pháp chứng từ kế toán:
- Làm căn cứ thiết lập chúng từ theo đúng qui định của từng loại nghiệp vụ kinh tế
- Có tác dụng quan trọng về mặt lãnh đạo và quản lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh trong doanh nghiệp
- Có tác dụng trong việc kiểm tra và giám đốc các hoạt động kinh tế trong doanh
nghiệp
- Có tác dụng trong việc đấu tranh bảo vệ tài sản, thể hiện được tính pháp lý trong
thiết lập các chứng từ.
1.3. Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán:
- Đảm bảo thu thập đầy đủ kịp thời được mọi thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh gây ra sự biến động tài sản và nguồn vốn của đơn vị theo thời gian và
địa điểm phát sinh.
- Góp phần quản lý chặt chẽ tài sản của đơn vị, tránh các hiện tượng trong nhập, xuất
vật tư hàng hóa, trong thu chi tiền tệ, ngăn chặn kịp thời các hiện tượng hành động
xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách kinh tế tài chính, chế độ, thể lệ về quản lý.
- Phương pháp chứng từ kế toán với hệ thống các bản chứng từ nó là cơ sở để kiểm
tra tính hợp lẹ, hợp pháp của các hoạt động kinh tế phát sinh. Là cơ sở kiểm tra việc
chấp hành mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên, là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất
của cá nhân, bộ phận đối với tài sản và quá trình hoạt động của đơn vị.
II) Chứng từ kế toán
2.1. Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế toán
2.1.1. Khái niệm
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ, vật mang tin chứng minh
cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, nó là cơ sở để
ghi chép vào sổ sách kế toán.
2.1.2. Ý nghĩa
- Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như trong
công tác kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, đó là việc đấu tranh bảo vệ tài sản
trong doanh nghiệp.
- Chứng từ thể hiện tính pháp lý của việc thành lập các chứng từ kế toán theo đúng
qui định của nhà nước, đảm bảo được tính pháp lý của số liệu trên chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của mọi thông tin kế toán, là cơ sở để giải quyết
mọi khiếu nại, tranh chấp khi cần thiết
- Chứng từ thể hiện tính tuân thủ về nghiệp vụ của đơn vị, phục vụ cho thông tin kinh
tế. Là cơ sở ghi chép vào sổ sách kế toán.
2.2. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán
2.2.1. Nội dung
Đối với yếu tố bắt buộc, chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc nhận từ bên ngoài
vào phải có 6 nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên gọi của chứng từ: tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như
Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị
tạm ứng...; nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách
thuận lợi. Tên gọi của chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp
vụ phản ánh trên chứng từ đó.
Thí dụ: Phiếu thu số .... , phiếu chi số ......
- Ngày, tháng, năm lập và số hiệu của chứng từ: yếu tố này đảm bảo phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp chco việc kiểm tra được
thuận lợi khi cần thiết.
- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từ: yếu tố này giúp cho việc
kiểm tra về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách
nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.
- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, điều đó thể hiện tính hợp lệ, hợp
pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được
viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số, và chữ viết
phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo.
- Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ
kinh tế tài chính ghi bằng số, còn đối với chỉ tiêu tồng cộng số tiền của chứng từ kế
toán thì vừa ghi bằng số vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa chứng từ.
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng
từ.
Đối với yếu tố bổ sung , đó là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản
chứng từ tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có
các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, mã số thuế, phương thức
bán hàng, tỷ giá….
2.2.2. Yêu cầu
- Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian
và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật; phải phản ánh đúng nội dung, bản
chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính
không được viết tắt, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch
chéo.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung
quy định trên mẫu; ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa trên
chứng từ; trường hợp viết sai có thể lập chứng từ khác để thay thế nhưng bản sai
không được xé rời bản (quyển) gốc.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên
chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống
nhau; dùng giấy than viết một lần, không viết rời một liên nhưng chữ ký phải ký
từng liên của chứng từ.
- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài,
khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch
phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
2.3. Các loại chứng từ kế toán
Do tính đa dạng và phong phú về nội dung và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh dẫn đến có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung phản
ánh, công dụng, thời gian, địa điểm lập,....Để giúp cho người làm công tác kế toán
hiểu biết từng loaị chứng từ, phân biệt được sự khác nhau để sử dụng chứng từ phù
hợp với yêu cầu quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế và đạt hiệu quả cao cần thiết phải
phân loại chứng từ.
Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo
hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh tế
phản ánh trên chứng từ, theo công dụng của chứng từ, mức độ phẩn ánh của các
chứng từ, các qui định về quản lý chứng từ....Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ
kế toán được chia thành các loại chứng từ khác nhau.
* Căn cứ vào yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước, chứng từ kế toán được phân
chia thành hai loại:
- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc:
Là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhânhoặc có yêu
cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đốivới loại chứng từ này Nhà
nước tiêu chuẩn hóa về: biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng
thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế. Như: Bảng
chấm công, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho …
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:
Chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng
trong nội bộ của đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành,
các thành phần kinh tế dựa trên cơ sở hướng dẫn đó vận dụng vào từng trường hợp cụ
thể. Các ngành – các thành phần kinh tế tùy theo từng lĩnh vực hoạt động có thể
thêm/ bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi kết cấu của biểu mẫu và nội dung
phản ánh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ như giấy đề nghị
tạm ứng, biên lai thu tiền, bangr chấm công....Hệ thống chứng từ kế toán mang tính
chất đặc thù do các Bộ, Ngành quy định sau khi đã có sự thỏa thuận bằng văn bản của
Bộ Tài Chính.
Đơn vi:……….. Mẫu số: 01a- LĐTL
Bộ phận:………. (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng….năm….
Ngày trong tháng Quy ra công
ngạch Số công
Số công
bậc Số nghỉ
Số công nghỉ
Họ và lương công việc, Số
STT hưởng việc,
tên hoặc cấp hưởng ngừng công
1 2 3 … 31 lương ngừng
bậc chức lương việc hương
sản việc
vụ thời hương BHXH
phẩm hương …
gian 100%
% lương
lương
A B C 1 2 3 … 31 32 33 34 35 36
Cộng
Ngày….tháng…năm.....
Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Lương sản phẩm: SP - Nghỉ phép: P
- Lương thời gian: + - Hội nghị, học tập: H
- Ốm, điều dưỡng: Ô - Nghỉ bù: NB
- Con ốm: Cô - Nghỉ không lương: KL
- Thai sản: TS Ngừng việc: N
- Tai nạn: T - Lao động nghĩa vụ: LĐ
* Phân loại chứng từ theo công dụng gồm: Chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp
hành, chứng từ thủ tục và chứng từ liên hợp.
- Chứng từ mệnh lệnh:
Là những chứng từ có tính chất mệnh lệnh, chỉ thị của nhà quản lý đến các bộ phận
hoặc cá nhân có liên quan thi hành như: Lệnh chi tiền, lệnh nhập kho, lệnh xuất kho...
. Chứng từ mệnh lệnh chứng minh nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh nhưng chưa hoàn
thành vì vậy nó chưa phải là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán.
Đơn vi:……….. Mẫu số: 01 - VT
Bộ phận:………. (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Nợ..........................
Ngày....tháng....năm...... Có...........................
Số.............................
- Họ và tên người giao: .................................................................................................
- theo.................số...........ngày..........tháng..........năm............của................................
Nhập tại kho: .......................................................địa điểm:..........................................
Số lượng
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm
Đơn Đơn Thành
STT chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, Mã số Theo Thực
vị tính giá tiền
hàng hóa nhập
chứng từ
Cộng
- Tổng số tiền ( viết băng chữ ):....................................................................................
- Số chứng từ gốc kèm theo:.........................................................................................
Ngày....tháng....năm....
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có
nhu cầu nhận)
(Ký, họ tên)
- Chứng từ chấp hành:
Là những chứng từ chứng minh chứng từ mệnh lệnh đã được thi hành tức là nghiệp
vụ kinh tế phát sinh đã được thực hiện như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho....
Chứng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh là cơ sở để kế toán ghi vào sổ
sách.
- Chứng từ thủ tục:
Là chứng từ tổng hợp các chứng từ có cùng nội dung kinh tế, là một chứng từ trung
gian được thực hiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác ghi sổ của kế toán.
Chứng từ thủ tục là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi mà đính kèm theo nó có đầy đủ
các chứng từ ban đầu hợp lệ, như: các bảng kê, các chứng từ ghi sổ...
- Chứng từ liên hợp:
Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai loại chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp
hành, như: Phiếu xuất kho kiên hoá đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức...
* Phân loại chứng từ theo trình tự lập hay theo mức độ phản ánh của chứng từ, gồm:
- Chứng từ ban đầu:
Còn được gọi là chứng từ gốc, là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh vừa hoàn thành, như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi ... nó có thể là cơ
sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán.
- Chứng từ tổng hợp:
Là loại chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ
công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán, như: Bảng tổng hợp các chứng
từ gốc cùng loại, các bảng kê... Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán
khi đính kèm theo nó là các chứng từ gốc hợp lệ.
-> Ý nghĩa đối với nhà quản lý: khi xây dựng danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị
mình cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp, nhằm giảm bớt số
lần ghi sổ, tiết kiệm chi phí. Hiểu được tầm quan trọng của từng loại chứng từ để từ
đó có cách sử dụng và bảo quản thích hợp.
* Phân loại chứng từ theo địa điểm lập, bao gồm hai loại:
- Chứng từ bên trong:
Còn gọi là chứng từ nội bộ, là những chứng từ được lập trong nội bộ đơn vị kế toán
và nó chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp, như: Bảng
thanh toán lương, bảng tính khấu hao TSCĐ, Biên bản kiểm kê tài sản, phiếu thu...
Đơn vi:……….. Mẫu số: 01 - TT
Bộ phận:………. (Ban hành theo QĐ số:
48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
BTC)
PHIẾU THU Quyển số: ...........
Ngày ...tháng ...năm Số: .......................
... ..
Nợ: .......................
..
Có: .......................
..
Họ và tên người nôp
tiền: .......................................................................................
....
Địa
chỉ: ........................................................................................
.............................
Lý do
nộp: .......................................................................................
.....................
Số tiền: ....................................................(Viết bằng
chữ): .........................................
..............................................................................................
..................................
Kèm theo: ............................Chứng từ gốc.
Ngày ...tháng ...năm ...
Kế toán Người nộp
Giám đốc Người lập Thủ quỹ
trưởng tiền
phiếu
(Ký, họ tên, (Ký, họ
(Ký, họ (Ký, họ
đóng dấu) (Ký, họ tên) tên)
tên) tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng
chữ): ......................................................................................
...
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá
quý): .....................................................................................
+ Số tiền quy
đổi: ........................................................................................
............................
- Chứng từ bên ngoài:
Là những chứng từ về mặt nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị nhưng nó được lập từ
các đơn vị khác, như: hoá đơn bán hàng của bên bán, các loại giấy báo “Nợ” báo
“Có” của ngân hàng....
-> Ý nghĩa: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, xác định trọng tâm
của kiểm tra chứng từ ( thường chứng từ bên ngoài cần có sự kiểm tra chặt chẽ hơn).
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý tốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cơ sở xác
định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ.
* Phân loại theo tính chất và hình thức của chứng từ:
- Chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy): chứng từ được lập trên giấy, là
phương tiện chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, làm
căn cứ ghi sổ kế toán và được thể hiện dưới dạng văn bản.
CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT THANH Mẫu số: 03-TT
BỘ PHẬN: …………………….. (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày …….. tháng ……. năm 2011 Số:………..
Kính gửi: - TỔNG GIÁM ĐỐC
- BAN TÀI CHÍNH
Tên tôi là: …………………………………………………………………………………………………
Bộ phận công tác: …………………………………………………………………………………………..
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: ………………………….. đồng
(Bằng chữ: …………………………………………………………………………………………………..)
Lý do tạm ứng: ………………………………………………………………………………………………
Thời hạn thanh toán: ……………………………………………………………………………………….
Phương thức tạm ứng : ( ) Tiền mặt ( ) Chuyển khoản
+ Tên tài khoản:………………………………………………………………………………………………
+ Số tái khoản :……………………………………………………………………………………………….
+ Ngân hàng : ………………………………………………………………………………………………..
Duyệt tạm ứng:………………………………………………………………………………………………
TỔNG GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Chứng từ điện tử: là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử,
được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc
trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Các đơn vị, tổ chức sử
dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện:
+ Phải có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của
người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh
toán điện tử.
+ Xác nhận phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin.
+ Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng quy
định.
* Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ: Theo cách phân loại này
chứng từ kế toán được phân thành 5 chỉ tiêu kinh tế sau:
- Chứng từ lao động và tiền lương: bảng thanh toán tiền lương; bảng thanh toán làm
thêm giờ; bảng trích nộp các khoản theo lương; hợp đồng giao khoán công việc, sản
phẩm....
- Chứng từ hàng tồn kho: gồm một số chứng từ như kiểm kê vật tư, công cụ; phân bổ
Nguuyên vật liệu; phiếu xuất kho, phiếu nhập kho; ...
- Chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,...
- Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt,...
Ví dụ mẫu chứng từ biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.
- Chứng từ tài sản cố định: biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và khấu hao TSCĐ,
biên lai đánh gía lại TSCĐ...
-> Ý nghĩa: Thuận lợi cho việc phân loại các chứng từ cùng nội dung, tổng hợp số
liệu, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán.
III) Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán
3.1. Quy trình chung khi lập và luân chuyển
Lập chứng từ là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh và thực sự hoàn thành được thể hiện trên chứng từ bằng mẫu qui định, theo thời
gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính đó làm cơ sở pháp lý để ghi
vào sổ sách kế toán hay mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị
đều phải lập chứng từ.. Lập chứng từ còn là một phương pháp ghi nhận thông tin đầu
tiên của kế toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành. Chứng từ kế toán chỉ
được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp
thời, chính xác theo đúng quy định; nhất là tùy từng nghiệp vụ phát sinh như thế nào
thì lập chứng từ sao cho phù hợp với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ấy.
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến
đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra
những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của
chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cuối cùng thì sẽ được
lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại
chứng từ, nó sẽ được huỷ.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám
đốc doanh nghiệp ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
3.2. Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán
3.2.1. Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh cho một
nghiệp vụ kinh tế về xuất kho một loại hàng tồn nào đó, do kế toán hoặc người phụ
trách viết khi muốn xuất vật tư, sản hẩm, hàng hóa. Khi xuất kho phải căn cứ vào các
nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn gồm: Lệnh xuất kho, Phiếu xin lĩnh
vật tư, Hóa đơn bán hàng, Hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,...
Mẫu chứng tư Phiếu xuất kho:
Bộ phận
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày......tháng.....năm..... Số:
Nợ:
Có:
Họ tên người nhận hàng:...................................................................................
Lý do xuất kho:.................................................................................................
Xuất tại kho: .....................................................................................................
Số Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn Số lượng Đơn giá Thành
thứ quy cách, phẩm số vị tiền
tự chất vật tư tính
(hàng hóa, sản Theo Thực
phẩm) chứng xuất
từ
A B C D 1 2 3 4
Cộng X X X X X
Tổng số tiền (viết bằng chữ):............................................................................
Xuất, ngày.....tháng.....năm.....
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho:
Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa,.. lập giấy xin xuất hoặc
lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa,...
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc người phụ trách đơn vị
duyệt lệnh xuất.
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất
tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho Thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng
hóa,... sau đó kí vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho Kế toán vật tư.
Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, Kế toán vật tư chuyển cho Kế toán trưởng ký
duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho Thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường
là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuát ngay từ đầu nên Thủ trưởng
chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.
3.2.2. Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi
Bước 1: Lập chứng từ
- Đề xuất: NV- CN tập hợp các chứng từ , hoá đơn có liên quan đến thu chi tiền mặt,
lập phiếu đề nghị thanh toán, phiếu đề nghị thu tiền.Trưởng bộ phận kiểm tra ký xác
nhận kèm theo phiếu đề xuất phát sinh nghiệp vụ kinh tế đã duyệt của giám đốc.
- Cần phải ghi đầy đủ rõ ràng các chi tiết theo mẫu quy định, không sữa chữa tẩy xoá.
- Kiểm tra: Nhân viên kế toán kiểm tra các giấy tờ chứng từ xem có đầy đủ chính xác
không.
Với Phiếu chi: Giấy đề nghị chi tiền, hoá đơn tài chính hoặc hợp đồng mua bán
liên quan, giấy giới thiệu, phiếu nhập kho.
Với Phiếu thu: Giấy đề nghị thu tiền.
Nếu hợp lệ đầy đủ thì tiến hành lập phiếu. Nếu không hợp lệ thì chuyển trả lại phòng
nghiệp vụ để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
Hợp lệ khi phiếu nhập kho đúng hàng, đúng số lượng, Giấy đề nghị chi đầy đủ họ tên
người nhận tiền, công ty, số tiền, nội dung chi, Hoá đơn tài chính theo quy định của
Bộ Tài Chính. Hoá đơn mua bán đúng với nội dung chi, điều kiện thanh toán, Giấy
giới thiệu đúng tên, nội dung đã ghi trên giấy đề nghị chi, người ký giấy giới thiệu và
mộc dấu của khách hàng, đầy đủ họ tên người nộp tiền, số tiền bằng chữ. bằng số.
- Ký duyệt: Giám đốc, kế toán trưởng xem xét và duyệt.
- Thực hiện: nhân viên kế toán viết phiếu thu hoặc phiếu chi.
Bước 2:Kiểm tra chứng từ
- Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi
trên chứng từ, kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng
từ.